Corso Selezione e scarto documenti in ambiente digitale

Il corso affronta come selezionare e scartare i documenti quando sono nativi digitali, cioè in un contesto dove la copia è facile, i formati invecchiano e la cancellazione semplice non basta. Si parla di piano di conservazione da costruire insieme al piano di classificazione, di formati longevi, di firma digitale e marca temporale, e di come individuare il deposito finale prima di eliminare qualcosa, con attenzione alla privacy e alla tracciabilità delle operazioni. Il percorso è pensato soprattutto per chi gestisce protocollo, archivi e conservazione nella pubblica amministrazione, per i responsabili della transizione digitale e per chi lavora nelle aziende su questi temi; chi si occupa di documentazione lo trova utile per capire cosa cambia rispetto alla carta.

• Il contesto digitale e la gestione documentale
• Il Piano di Conservazione o Massimario di selezione e scarto quale strumento fondamentale sia per gli archivi analogici che per quelli digitali, necessariamente integrato al Piano di classificazione e al Piano di organizzazione delle aggregazioni documentali quali allegati obbligatori del Manuale di Gestione documentale
• Selezione e lo scarto dei documenti in ambiente analogico e digitale: analogie e diversità rispetto al passato legate alla natura del supporto informatico e al quadro normativo specifico. La funzione indispensabile dei formati e dei metadati, della firma digitale e della marca temporale. Ruoli e responsabilità nel processo: il responsabile della conservazione, il Data Protection Office e l'Archivista
• Perché scartare è cruciale anche nel digitale, quanto conservare e come farlo. Il processo di scarto: dalla proposta dei documenti da scartare, passando per l'autorizzazione della Soprintendenza fino alla distruzione completa dei documenti informatici e tracciabilità delle operazioni di scarto (certificazione)
• Il nodo della compliance legale e rischi: assicurare la conformità al GDPR, garantire il mantenimento del valore giuridico probatorio dei documenti nel tempo e scongiurare il rischio di eventuali data breach.
• Tecniche di distruzione sicura e irreversibile dei documenti informatici, Eliminazione logica Vs. Fisica da tutti i sistemi, come quelli di business continuity o disaster recovery
• Casi particolari, risposte ai quesiti e conclusioni