Il Piano di organizzazione delle aggregazioni documentarie (fascicoli, serie e repertori): nuovo obbligo per ogni Ente per una corretta formazione dell'archivio digitale

Le nuove Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico hanno introdotto, per il settore pubblico, l'obbligo di redigere il Piano di organizzazione delle aggregazioni documentali, che ha preso il posto del Piano di fascicolazione purtroppo caduto in desuetudine. Per la corretta formazione e gestione dell'archivio non è sufficiente che i documenti siano provvisti di un indice di classificazione, anche nel caso in cui lo strumento impiegato rispecchi correttamente le funzioni dell'ente e risponda a requisiti di qualità e coerenza, ma serve un piano di organizzazione delle aggregazioni documentali che regolamenti non solo i fascicoli, ma anche le serie e i repertori. Tale strumento svolge anche, anzi ancor di più, nei contesti digitali un ruolo cruciale rispetto al passato grazie al quale si assicura l'unitarietà del sistema senza perdere in flessibilità, si garantisce la ricostruzione successiva della struttura documentale, si incoraggia un agire amministrativo qualificato e documentato, coinvolgendo attivamente tutto il personale. In passato, tali attività sono state spesso lasciate alla buona volontà dei singoli dipendenti, sottovalutandone la portata e i benefici potenziali. Le relazioni che si stabiliscono tra i documenti di una medesima aggregazione, soprattutto nel caso del fascicolo, assumono rilevanza sul piano giuridico e per fini di conservazione, proprio perché si tratta di legami che rispondono a precisi criteri funzionali e operativi che nascono nel corso dell'azione, documentando responsabilità definite e che, come tali, non possono essere modificati. La disciplina di settore li considera vincolanti perché destinati a garantire nel tempo la qualità della memoria documentaria e, in ambito pubblico, la trasparenza dell'azione amministrativa. Lo scopo del corso è quello di fornire ai partecipanti le conoscenze giuridiche, tecniche ed organizzative di uno strumento strategico per assicurare un'ordinata sedimentazione dei documenti, ma sul quale non ci sono molti esempi avanzati di utilizzo, trattandosi di un obbligo recente dettato dalla natura digitale degli archivi e dalla necessità di soluzioni in grado di contenere l'inevitabile frammentazione che deriva da processi sempre più accentuati di decentramento.