Protocollo, Fascicolo Elettronico e Conservazione Digitale

La digitalizzazione dell'ente porta con sé responsabilità nuove e concrete: il cittadino ha ora il diritto di accedere online al fascicolo del proprio procedimento e di scaricare i documenti conservati dall'ente. Questo impone procedure di archiviazione rigorose, metadati corretti e un sistema documentale progettato per garantire riservatezza, immodificabilità e reperibilità nel tempo. Un archivio polverizzato, privo di metadati obbligatori o non conforme alle Linee Guida AgID espone l'ente a documenti irreperibili, fascicoli incompleti, violazioni del GDPR e conservazione illegittima di dati personali oltre i termini previsti Il corso si pone l'obiettivo di illustrare le regole tecniche delle Linee Guida AgID (allegato 5) e tradurle in procedure operative concrete: registrazione, fascicolo, conservazione, privacy e accesso riservato dall'interno e dall'esterno dell'ente. - Registrare a protocollo i documenti informatici garantendo immodificabilità e riferimento temporale certo - Gestire i casi particolari: file cifrati, documenti in cloud condiviso, trasmissioni con link - Tenere correttamente i repertori particolari interni e l'archivio unico dell'ente - Formare e gestire fascicoli elettronici con i metadati obbligatori dell'allegato 5 AgID - Garantire al cittadino l'accesso online al fascicolo del procedimento (art. 41 CAD) - Gestire conservazione, tempi di scadenza e diritto all'oblio in modo conforme al GDPR - Valutare rischi e criticità del servizio di conservazione in outsourcing